Bestuurssecretariaat medewerker

Als bestuurssecretariaat draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van een wethouder in Haarlem. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda's en mailboxen, het voorbereiden van vergaderingen en het organiseren van afspraken en bijeenkomsten. Met jouw organisatorische vaardigheden en proactieve houding weet je snel te schakelen bij onverwachte situaties en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je werkt nauw samen met collega's binnen het bestuurssecretariaat, de bestuursadviseur en de communicatieadviseur.

Wat je gaat doen:

• Beheren: de agenda en e-mailbox van de wethouder en zorgen voor een overzichtelijke planning.
• Voorbereiden: vergaderingen, inclusief verslaglegging en opvolging van acties.
• Organiseren: afspraken, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je verbanden legt en prioriteiten stelt.
• Communiceren: als aanspreekpunt fungeren voor vragen vanuit de organisatie en externe partijen.
• Ondersteunen: de wethouder en het team bij dagelijkse werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.

• Een bruto uurloon vanaf €20,56 (exclusief IKB).
• Een tijdelijk contract met uitzicht op verlenging.
• Een fulltime functie van minimaal 36 uur per week.
• Mogelijkheid om deels vanuit huis te werken, in overleg.
• Een vaste kantoordag op maandag voor samenwerking en overleg.
• Werken in een diverse en inclusieve omgeving binnen de gemeentelijke sector.

We zoeken een gestructureerde en proactieve professional die graag ondersteuning biedt in een dynamische omgeving.

• Minimaal mbo 4-diploma.
• Ervaring met notuleren, Outlook, Word, iBABS en WhatsApp.
• Affiniteit met politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Zelfstandig, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Integer en zorgvuldig in je werkzaamheden.

Bij Gemeente Haarlem vinden we het belangrijk om te werken met een grote diversiteit aan mensen. Divers in onder andere cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. Op die manier willen we de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en creëren we een plek waar iedereen zich thuis voelt.